仕事のリモート化が進んできていると思いますが、皆さん仕事の負担は増えてますか？減ってますか？仕事の業種や内容によって、仕事負担への影響は異なると思いますが、仕事が忙しくなることが多々あると思います。
仕事が忙しくなっていっぱいいっぱいになるときありますよね。忙しくなるとミスも多くなっていきます。少なくとも自分の思考は余裕を持った状態で仕事に挑めるようになる方法を解説していきます。
今回の解説は、過去に紹介した以下の本に基づき、忙しくなった時に考えることをまとめています。以下の本も併せて参照いただければ幸いです。
七つの習慣：目的を明確にし、どの仕事が重要かを把握して仕事の優先順位をつけることができる。
エッセンシャル思考：自分にとって不要な仕事を削ることができる。
「後回し」にしない技術：後回しをやめ、やるべきことを明確にすることにより、仕事をうまく進めることができる。
てんぱった時にやるべき 7 step
Step 1．書き出す
仕事がいっぱいいっぱいの時は頭が混乱し、適切な判断ができない場合が多いです。時には頭の中の仕事のことの間に家庭のこと、趣味のことなどほかの項目が入り込んでくることもあります。これを解消するために、頭の中にあることを書き出してみましょう。頭の中で大きな領域を占めていることでも冷静になると大したことではないこともよくあります。
まずは、気になることを書き出して、なんでそれが気になっているのか考えてみましょう。
Step２．目的を明確にする
仕事を効率的にすすめるためには、それをやることの目的を明確にすることが重要です。理由としては、
将来の自分のためになるという比較的長期的、壮大な理由から、
付き合い、頼まれた、
などといった簡易な物でも構いません、自分がやるのであれば何らかの理由があるはずです。まずは、それを明確にしていきましょう。
Step３．仕事を分類・整理する
目的が明確にできたら、仕事を分類しましょう。具体的な方法としては、「七つの習慣」が大いに役立ちます。下図は七つの習慣で提案されている分類方法です。
七つの習慣では、自分のやることを4つの領域に分けます。
まずは重要度。これは設定した目的を参考に重要か重要でないかを分類するとよいでしょう。
次に、緊急度。これは設定されている締め切りや重要度を参考に分類するとよいです。
この分類は、余計なことを考えず、機械的に分類していきましょう。分類することは頭の整理にもつながるので効果的です。
Step ４．第3，第4領域の仕事をやめる
分類ができたら、第三領域、第四領域の仕事はやめましょう。ただ、一度引き受けてしまった仕事もあると思います。それは、60点ぐらいで淡々と終わらすか、ほかの人に投げてしまってください。そして、それ以降は引き受けない、増やさない。時間に追われている大抵の人は第三領域、第四領域の仕事に追われています。これらは「時間泥棒」的な仕事です。仕事を断る方法としては、「エッセンシャル思考」が効果的です。
仕事を進めるうえで重要なのは第一領域、第二領域の仕事です。これらは、やる目的に従って重要と判断した仕事です。今の自分、将来の自分にとって有益な仕事が選択されているので、精力的に進めましょう。特に、第二領域は緊急性がないので、後回しにしがちです。しかし、第二領域の仕事を地道に進めることにより、自分の目標を達成しやすくなりますので、第二領域の内容を優先して進めるようにしましょう。
Step５．捨てる（時間泥棒を削除する，SNS）
明らかな時間泥棒がSNSなどです。これらにより、自分の時間はどんどん削られていきます。情報発信が重要な仕事の場合は別ですが、単なる時間つぶしとなっている場合は極力見ないように心がけましょう。その他のどうでもよい頼まれごとなども時間泥棒の代表格です。極力削除して、これ以降引き受けないようにしましょう。
Step６．効率化する
仕事を進めるうえで重要なのが効率化です。世の中で仕事が速い人は、一つの作業を進めるのに数分の短縮も楽しんで取り組みます。そのために必要なのは「準備」することです。緊急性が高く重要な仕事だからとりあえずスタートする、というのでは、時間ばかり取られてしまいます。仕事を効率化するためには特に以下の点を考えてみてください。
①ゴール
最終的にどのような成果を出せばいいのか、何点ぐらいの完成度でよいのか、目的と完成度を見積もってみてください。
②プロセス
ゴールにたどり着くためのプロセスはいくつもあります。その中で効率的なプロセス選定は前例をまねることです。似たような仕事があれば、そのプロセスをまねてみてください。そのためには資料集めが重要となります。「段取り八部、仕事二部」という言葉がある通り、最初の準備が仕事の効率化を左右します。難しいと思っていても前例を見ると道筋がはっきりすることが多々あります。
ただし、あまり準備に時間をかけても、ゴールにはたどり着けません。準備はあくまでも跳躍力をつけるためです。これ以上準備しても進まないと判断した場合は、とりあえずスタートを切ってみましょう。最終的に仕事を進めるのはマンパワーです。ある程度準備したらゴールに向かって突き進みましょう。
Step７．いったん置く（熟成させる）
仕事を進めていくと、行き詰ることもあります。そんなとき、悩んで落ち込んでも何も進みません。少しその仕事をおいておきましょう。そうすると、思わぬところで解決法を発見したり、ほかの人がヒントをくれたりします。引き寄せの法則というのがありますが、人は気になって頭にあることに関する情報を検知したり記憶したりしやすくなります。時間が解決してくれることも多いので、行き詰ったら思い切って熟成させてみましょう。
ではまた！
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